Riesgos en el uso de planillas en el control de acciones promocionales y merchandising

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Las hojas de cálculo en Excel se han utilizado y se utilizan durante años. Nos ayudan en varias demandas desde un control simple personal de gasto, hasta informes más elaborados con gráficos y varios formatos de análisis del más simple al más detallado.

Definitivamente cuando la demanda es generar cálculos sea financiero, gráficos y tabla de datos estamos utilizando un excelente recurso. Las hojas de trabajo se utilizan en todo el mundo, su uso en la gestión de acciones promocionales y merchandising se produce por los siguientes motivos:

  1.  Flexibilidad en el manejo de los datos.
  2.  Fácil de usar, siempre que tenga un conocimiento mínimo.
  3.  Son accesibles para cualquier profesional de agencia o industria.
  4.  Siempre tiene nuevas versiones con características más atractivas para los usuarios.

Sabemos que las plantillas nos ofrecen muchas posibilidades, pero no se han desarrollado como una herramienta de gestión de campañas promocionales.

A lo largo de los años se considera el recurso más viable en detrimento de los sistemas de gestión online de campañas.

¿Esta inversión realmente es válida cuando la finalidad se refiere al control de equipo de campo y en la visualización de los resultados?

Cuanto mayor sea la hoja de cálculo aumenta el riesgo de errores operativos.

Las investigaciones apuntan que cada diez hojas de cálculo en Excel, nueve contiene algún tipo de error en los análisis.
Tesis defendidas por economista en Harvard, relatan incluso la pérdida financiera en grandes instituciones debido a este error.

Falta de rapidez en los procesos

Las hojas de cálculo son archivos off-line, es decir, cuando los datos se han consolidado la información ya estará obsoleta. Vamos a dos ejemplos prácticos. En primer lugar, cuando haya terminado de actualizar su control de encuestas pendientes, la información será obsoleta, ya que otras encuestas pueden haber llegado. En segundo ejemplo, el control de rotura, después de la consolidación de los datos, el escenario será totalmente diferente de la realidad, a menudo llevando al consumidor a cambiar de producto en el momento de la compra.

Seguridad de la Información

Muchas veces el archivo manejado es muy grande y demandando mayor tiempo de creación, pero al enviar hoja de cálculo simplemente se produce un error o el archivo queda dañado. Las reuniones se eliminan por este motivo. Utilizando sistema para gestión de acciones proporciona seguridad pues existe estructura en los servidores que realizan backup de los datos y mantiene histórico de logs de acceso de quien hizo los últimos cambios.

Otro punto importante es que cualquier uso dado por los usuarios es mapeado, es decir, control total de quien accede a un determinado tipo de informe o cambio de sistemática de la acción, además de los datos quedar almacenados en la nube.

De hecho, el uso de hoja de cálculo es una opción menos costosa. Ahora, ¿por qué debemos reemplazarlas por sistema enfocado en la gestión de acciones promocionales y merchandising? Vamos a analizar las siguientes cuestiones:

  1. ¿Cuánto tiempo se necesita para hacer una hoja de cálculo?
  2. ¿Cuánto cuesta un error de fórmula para su campaña?
  3. ¿Cuánto cuesta la contratación de un analista para desarrollar las hojas de su proyecto?
  4. Centralización de los datos con hojas de cálculo en Excel?
  5. El control en Excel para la industria o marca que actúa con varias agencias, resulta en recibir archivos de formas diferenciadas?
  6. Las hojas de cálculo en Excel no muestran el informe de tiempo real.

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